Accordo sul trattamento dei dati personali
Versione 1.0 del 01/10/2026
1. Parti, oggetto e definizioni
1.1 Il presente Accordo è concluso tra il Cliente, come identificato al momento della registrazione alla Piattaforma, in qualità di titolare del trattamento (di seguito, il “Cliente”), e TEEX S.r.l.s., P. IVA 13466230011, con sede legale in Torino (TO), 10128, Via Legnano n. 27, pec [email protected], in qualità di responsabile del trattamento (di seguito, la “Società”).
1.2 Con l’accettazione del presente Accordo il Cliente nomina la Società responsabile del trattamento dei Dati del Cliente, ai sensi e per gli effetti dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, il “Regolamento”). Il presente Accordo costituisce parte integrante delle Condizioni Generali di contratto (art. 13.4) e ha efficacia per tutta la durata del rapporto contrattuale e fino alla completa cancellazione dei Dati del Cliente.
1.3 Ai fini del presente Accordo si intende per “Dati del Cliente” i dati personali riferiti a terzi che il Cliente immette nella Piattaforma nell’ambito dei Contenuti Utente, come descritti all’art. 2. Non rientrano nei Dati del Cliente i dati di cui la Società è titolare autonomo ai sensi della propria Informativa sul trattamento dei dati personali: dati dell’Account, di fatturazione, di utilizzo e di log, dati acquisiti da fonti pubbliche relativi alle procedure di gara, dati del programma “Porta un Amico”. Per ogni altro termine con iniziale maiuscola valgono le definizioni delle Condizioni Generali.
2. Descrizione del trattamento
2.1 Oggetto, natura, finalità, tipi di dati e categorie di interessati del trattamento sono quelli descritti nella tabella che segue, che forma parte integrante del presente Accordo.
| Elemento | Descrizione |
|---|---|
| Oggetto | Erogazione dei Servizi della Piattaforma descritti nelle Condizioni Generali e nella Scheda Piano |
| Natura | Raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione automatizzata, estrazione e cancellazione |
| Finalità | Consentire al Cliente di redigere e conservare il CV digitale, di caricare e consultare documentazione e di interrogare i Servizi AI sui documenti di gara |
| Tipi di dati | Dati identificativi e di contatto di referenti e committenti; contenuti descrittivi di opere e prestazioni; certificazioni, attestazioni e documentazione fotografica; contenuto delle domande poste ai Servizi AI |
| Categorie di interessati | Referenti e dipendenti dei committenti del Cliente; soggetti citati nella documentazione caricata o nelle domande poste ai Servizi AI; soggetti raffigurati nella documentazione fotografica |
| Durata | Durata del rapporto contrattuale e termini di cancellazione di cui all’art. 9 |
2.2 Il Cliente garantisce che i Dati del Cliente sono raccolti e trattati lecitamente e che dispone di idonea base giuridica per affidarne il trattamento alla Società. Salvo preventiva autorizzazione scritta della Società e sussistenza dei presupposti previsti dalla normativa applicabile, il Cliente non deve immettere nella Piattaforma dati appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9 del Regolamento né dati personali relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 del Regolamento.
3. Istruzioni del Cliente
3.1 La Società tratta i Dati del Cliente esclusivamente su istruzione documentata del Cliente. Le Condizioni Generali, la Scheda Piano e le funzionalità della Piattaforma, come di volta in volta utilizzate dal Cliente, costituiscono l’istruzione documentata iniziale e completa per l’erogazione dei Servizi.
3.2 Ulteriori istruzioni sono impartite dal Cliente per iscritto ai recapiti indicati dalla Società. La Società può rifiutare, dandone motivata comunicazione, le istruzioni che eccedano l’ambito dei Servizi o richiedano adeguamenti tecnici non previsti dal contratto.
3.3 La Società informa senza ritardo il Cliente qualora, a suo giudizio, un’istruzione violi il Regolamento o altre disposizioni in materia di protezione dei dati personali.
3.4 Il trasferimento dei Dati del Cliente verso paesi terzi avviene esclusivamente nei casi previsti dall’art. 11 o su istruzione scritta del Cliente.
4. Persone autorizzate e riservatezza
4.1 La Società garantisce che le persone autorizzate a trattare i Dati del Cliente si sono impegnate per iscritto alla riservatezza, o sono soggette a un adeguato obbligo legale di riservatezza, e trattano i dati esclusivamente su istruzione della Società.
4.2 L’accesso ai Dati del Cliente da parte del personale della Società è limitato a quanto necessario per l’erogazione, l’assistenza e la manutenzione dei Servizi ed è tracciato ove tecnicamente possibile.
5. Misure di sicurezza
5.1 La Società adotta le misure tecniche e organizzative descritte nella tabella che segue, adeguate al rischio ai sensi dell’art. 32 del Regolamento, e le aggiorna in relazione all’evoluzione tecnologica; gli aggiornamenti non riducono il livello complessivo di sicurezza.
| Misura |
|---|
| Cifratura delle comunicazioni (TLS) su tutti i canali |
| Cifratura a riposo dei file presso il fornitore di archiviazione |
| Conservazione delle credenziali di accesso mediante funzioni di hash |
| Controllo degli accessi per ruolo e per cliente |
| Protezione dalle richieste contraffatte e blocco automatico degli indirizzi ostili |
| Sessioni a scadenza e verifica dell’indirizzo e-mail |
| Copie di sicurezza periodiche della base di dati, con conservazione limitata |
| Cancellazione automatica dei dati oltre i termini dichiarati |
| Rilevazione degli accessi anomali e dei tentativi di intrusione, con blocco automatico |
| Esportazione dei Dati del Cliente in formato strutturato, disponibile al Cliente in autonomia |
5.2 Il Cliente prende atto delle misure adottate e le ritiene adeguate rispetto alla natura dei Dati del Cliente che decide di immettere nella Piattaforma.
6. Sub-responsabili del trattamento
6.1 Il Cliente autorizza in via generale la Società a ricorrere ai sub-responsabili elencati nell’Allegato 1 (Elenco dei sub-responsabili del trattamento), pubblicato sulla Piattaforma all’indirizzo gare.teex.it/sub-responsabili in forma versionata, con conservazione delle versioni precedenti.
6.2 La Società comunica al Cliente ogni aggiunta o sostituzione di sub-responsabile con un preavviso di 30 giorni, mediante pubblicazione di una nuova versione dell’Allegato 1 e comunicazione all’indirizzo e-mail dell’amministratore dell’Account. Entro lo stesso termine il Cliente può opporsi per motivi legittimi e documentati; qualora la Società non possa proporre un’alternativa ragionevole, il Cliente può recedere dalla parte di Servizi interessata senza penali.
6.3 La Società impone a ciascun sub-responsabile, mediante contratto, obblighi in materia di protezione dei dati non meno stringenti di quelli del presente Accordo e resta pienamente responsabile verso il Cliente dell’operato dei sub-responsabili.
7. Assistenza per i diritti degli interessati
7.1 Il Cliente esercita in autonomia, mediante le funzionalità della Piattaforma, la rettifica e la cancellazione dei Dati del Cliente necessarie a dare seguito alle richieste degli interessati.
7.2 Per quanto non ottenibile mediante tali funzionalità, la Società assiste il Cliente con misure tecniche e organizzative adeguate, tenuto conto della natura del trattamento, entro un termine ragionevole dalla richiesta scritta.
7.3 Qualora riceva direttamente da un interessato una richiesta relativa ai Dati del Cliente, la Società la inoltra al Cliente senza ritardo e non vi dà riscontro autonomo, salvo comunicare all’interessato che la richiesta è stata trasmessa al titolare.
8. Violazioni dei dati personali e assistenza
8.1 La Società informa il Cliente senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne ha avuto conoscenza, di ogni violazione dei dati personali che riguardi i Dati del Cliente, fornendo le informazioni di cui all’art. 33, par. 3, del Regolamento di cui dispone e integrandole man mano che si rendono disponibili.
8.2 La notifica all’autorità di controllo e la comunicazione agli interessati restano di competenza del Cliente, quale titolare.
8.3 La Società assiste il Cliente, per quanto di propria competenza e tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni a propria disposizione, nell’adempimento degli obblighi di cui agli artt. 32-36 del Regolamento, comprese le valutazioni d’impatto e le consultazioni preventive.
9. Restituzione e cancellazione dei dati
9.1 Per tutta la durata del rapporto il Cliente può esportare i Dati del Cliente mediante l’apposita funzione della Piattaforma, in un formato strutturato e di uso comune, unitamente agli allegati. L’esportazione è proposta al Cliente al momento della richiesta di cancellazione dell’Account, prima della sua conferma.
9.2 Decorsi 30 giorni dalla richiesta di cancellazione, durante i quali l’Account può essere ripristinato, la Società cancella i Dati del Cliente, o li rende anonimi ove la loro conservazione sia imposta dalla normativa applicabile; in tal caso i dati sono conservati per il solo periodo prescritto e con accesso limitato.
9.3 La cancellazione dalle copie di sicurezza avviene secondo il ciclo di rotazione delle stesse e comunque entro 90 giorni; nel frattempo le copie non sono utilizzate per alcun trattamento attivo.
10. Verifiche
10.1 La Società mette a disposizione del Cliente, su richiesta scritta, le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi di cui all’art. 28 del Regolamento, compresi il presente Accordo, l’Allegato 1 e la descrizione delle misure di sicurezza.
10.2 Ove tali informazioni non siano sufficienti, il Cliente può effettuare, direttamente o tramite un revisore indipendente vincolato alla riservatezza, una verifica presso la Società, con preavviso scritto di almeno 30 giorni, non più di una volta per anno solare, in orario lavorativo e senza pregiudizio per la sicurezza e la riservatezza degli altri clienti.
10.3 I costi della verifica sono a carico del Cliente, salvo che essa accerti violazioni sostanziali del presente Accordo imputabili alla Società.
11. Trasferimenti verso paesi terzi
11.1 L’archiviazione primaria dei Dati del Cliente gestita direttamente dalla Società avviene su infrastrutture ubicate nell’Unione europea. I Dati del Cliente possono essere trattati e, ove necessario, temporaneamente conservati da sub-responsabili stabiliti in paesi terzi nei casi indicati nell’Allegato 1 e alle condizioni di cui al presente articolo.
11.2 I trasferimenti verso sub-responsabili stabiliti in paesi terzi, indicati nell’Allegato 1, avvengono in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione europea ovvero sulla base delle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione, integrate ove necessario da misure supplementari.
11.3 Nessun altro trasferimento è effettuato senza istruzione scritta del Cliente.
12. Responsabilità e rapporto con le Condizioni Generali
12.1 Ciascuna parte risponde dei danni causati dal trattamento in violazione del Regolamento secondo l’art. 82 dello stesso.
12.2 Nei rapporti tra le parti si applica la limitazione di responsabilità di cui all’art. 11.5 delle Condizioni Generali, che tuttavia non opera per le sanzioni amministrative irrogate al Cliente in conseguenza di violazioni imputabili esclusivamente alla Società, né nei casi di dolo o colpa grave.
12.3 In caso di contrasto tra il presente Accordo e le Condizioni Generali prevale l’Accordo per quanto attiene al trattamento dei Dati del Cliente; per ogni altro aspetto prevalgono le Condizioni Generali.
12.4 Il presente Accordo è accettato dal Cliente unitamente alle Condizioni Generali al momento della registrazione e di ogni sottoscrizione; le modifiche sostanziali del presente Accordo sono sottoposte a nuova accettazione con le modalità previste per le Condizioni Generali.